Enlazar formularios juntos

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Enlazar formularios es una herramienta útil que permite mantener bases de datos independientes y extraer información de una a la otra fácilmente. 

• How to identify the type of relationship between your datasets
• A "1 to 1" relationship
• A "many to many" relationship
• A "1 to many" relationship (the most frequent!)
• How to insert a dropdown list that lists records from another form
• Example

Cómo identificar la relación entre sus formularios

Con formularios (conjuntos de datos), la relación entre los conjuntos de datos puede ser: 

• 1 a 1 (como un beneficiario y una tarjeta de identificación)
• muchos a muchos (estudiantes y clases: un estudiante asiste a varias clases y muchos estudiantes asisten a una clase)
• 1 a muchos (como una madre y sus hijas)

Una vez que identifique la naturaleza de la relación entre sus dos formularios, podrá elegir la mejor manera para estructurar sus datos.  

Relación 1 a 1 

Una relación "1 a 1" significa :

• 1 ítem de su formulario A está vinculado únicamente a 1 ítem de su formulario B
• 1 ítem de su formulario B está vinculado únicamente a 1 ítem de su formulario A 

Si se da cuenta que la relación es 1 a 1, la mayoría de las veces significa que no debe separar los datos en dos formularios. Por ejemplo, sería el caso para un individuo y su tarjeta de identificación personal. 

En algunos casos, tiene más sentido separarlos. Por ejemplo, la relación entre cónyuges es 1 a 1 (1 persona casada con 1 y sólo 1 persona). Sin embargo, ambos nombres no aparecerán de la misma forma pero podemos vincularlos. 

Relación muchos a muchos

Una relación de "muchos a muchos" significa: 

• 1 item de su formulario A puede estar vinculado a 1 o más ítems de su formulario B
• 1 ítem de su formulario b puede estar vinculado a 1 o más ítems de su formulario A

Si se da cuenta que la relación es de muchos a muchos, significa que probablemente debería crear un tercer formulario que ayude a unir los dos formularios (consulte el ejemplo a continuación). 

En ocasiones, tiene más sentido poner una lista en el formulario donde normalmente necesitará seleccionar menos elementos de la lista. Por ejemplo, si tiene entrenadores y estudiantes, podría tener más sentido colocar la lista de entrenadores (selección múltiple) en su formulario de Estudiantes si cree que un estudiante nunca tendrá muchos entrenadores (por ejemplo entre 1 y 3). 

Relación uno a muchos

La relación "uno a muchos" es la más frecuente, significa: 

• 1 ítem de su formulario A puede ser vinculado a varios ítems de su formulario B
• Pero 1 ítem de su formulario B puede estar vinculado únicamente a 1 ítem de su formulario A

Si observa que la relación es de uno a muchos, significa que deberá colocar su lista desplegable en el formulario donde deberá seleccionar solo 1 elemento. Por ejemplo: si una clase solo tiene 1 maestra, entonces debe colocar la lista de maestras (selección única) en el formulario Clases. 

Cómo insertar una lista desplegable que enumere los registros de otro formulario

• Analice sus datos para identificar el tipo de relación. Esto le ayudará a decidir en qué forma colocar la lista en el otro. 
• Cree el primer formulario con sus campos apropiados
• Cree el segundo formulario con sus campos apropiados
• Coloque el nuevo campo ("Formulario personalizado") en el formulario matriz y configúrelo (pasos a continuación)

Para colocar el campo en el formulario:

• Vaya a la página de diseño del formulario
• Arrastre y suelte el campo "Formulario personalizado" en el formulario
• Haga clic en el ícono de lápiz para configurar este nuevo campo
• Seleccione el formulario "niño" (del cual podrá seleccionar registros para vincularlos)
• Edite otros parámetros (obligatorios, selección múltiple, etc.)
• Haga clic en actualizar

Ejemplo: 1 participante en 1 evento

Puede crear un tercer formulario, que sería su formulario de hoja de asistencia, en el que puede vincular 1 beneficiario a 1 entrada de capacitación. 

Puede lograr esto agregando dos campos del tipo "lista". Luego, haga clic en el ícono de lápiz para editar los detalles. Seleccione "Formularios personalizados" y luego seleccione el formulario "Beneficiarios" para uno de los campos y el formulario "Capacitaciones" para el otro campo. 

Esto le permitirá mantener sus bases de datos separadas y organizadas, y poder ejecutar reportes sobre la diferente información ingresada en cada base de datos. 

Un solo formulario se puede vincular a muchos formularios, por lo que también puede vincular a los Beneficiarios a su formulario de Distribución de semillas. Esto le permitirá seleccionar de la lista de beneficiarios existentes. 

Al acceder al registro que vincula a los otros formularios, en este ejemplo, cada beneficiario, verá a la izquierda los campos pertenecientes al formulario Beneficiario y a la derecha los Formularios y registros que se han enlazado a ese beneficiario.